V následujícím textu vás informujeme o tom, jak jakožto správce zpracováváme vaše osobní údaje, když používáte naše internetové stránky. Zpracování osobních údajů (např. jméno, adresa, e-mailová adresa nebo telefonní číslo subjektu údajů) probíhá v souladu s právními předpisy, zejména v souladu s požadavky obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) a německého spolkového zákona o ochraně osobních údajů (Bundesdatenschutzgesetz).
I. Odpovědnost
Ve společné odpovědnosti ve smyslu GDPR, národních zákonů na ochranu osobních údajů členských států a ostatních právních předpisů na ochranu osobních údajů realizují projekt DINA.international následující partneři:
Stiftung Deutsch-Russischer Jugendaustausch gGmbH, Mittelweg 117b, 20149 Hamburg, tel.: +49 40 8788679-0, e-mail: info(zavináč)stiftung-drja.de
Deutsch-Polnisches Jugendwerk, Friedhofsgasse 2, 14473 Potsdam
Deutsch-Französisches Jugendwerk, Molkenmarkt 1, 10179 Berlin
Koordinierungszentrum Deutsch-Israelischer Jugendaustausch – ConAct, Altes Rathaus – Markt 26, 06886 Lutherstadt Wittenberg
Koordinierungszentrum Deutsch-Tschechischer Jugendaustausch – Tandem, Maximilianstr. 7, 93047 Regensburg
Fachstelle für Internationale Jugendarbeit der Bundesrepublik Deutschland e.V.– IJAB, Godesberger Allee 142-148, 53175 Bonn
V rámci této společné odpovědnosti partneři v souladu se svou písemnou dohodou spravují osobní údaje uživatelů platformy DINA.International ve společné databázi a jsou v tomto ohledu společně správci těchto údajů. To platí zejména pro osobní údaje uživatelů platformy DINA.International, které tito uživatelé uvedli při své registraci. Každý uživatel se při registraci může přiřadit k jednomu z partnerů. Ve vztahu ke zpracovávání ostatních osobních údajů na internetové stránce DINA.International je z pohledu předpisů na ochranu osobních údajů správcem Stiftung Deutsch-Russischer Jugendaustausch gGmbH. Pokud by jeden z partnerů spolupráci na projektu DINA.international ukončil, přebírá od takového okamžiku výlučnou odpovědnost za osobní údaje uživatelů, kteří se k němu dobrovolně přiřadili.
Stiftung Deutsch-Russischer Jugendaustausch gGmbH přebírá odpovědnost za výkon práv subjektů údajů a plnění informačních požadavků v souladu s články 13 a 14 GDPR.
Pokud je níže uveden „správce“, jedná se o Stiftung Deutsch-Russischer Jugendaustausch gGmbH.
II. Pověřenec pro ochranu osobních údajů
Pověřence pro ochranu osobních údajů společnosti Stiftung Deutsch-Russischer Jugendaustausch gGmbH můžete kontaktovat na adrese:
Stiftung Deutsch-Russischer Jugendaustausch gGmbH – z. H. des Datenschutzbeauftragten – Mittelweg 117b, 20149 Hamburg, nebo na e-mailové adrese: datenschutz(zavináč)stiftung-drja.de či telefonním čísle: +49 (0) 40/878867930
III. Obecné informace o zpracování osobních údajů
Osobní údaje jsou veškeré informace, které se vztahují k identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě, jako například vaše jméno nebo e-mailová adresa. „Zpracováním údajů“ se rozumí zejména shromažďování, ukládání, používání a předávání vašich údajů.
Pokud pro účely zpracování osobních údajů vyžadujeme souhlas subjektu údajů, slouží k tomu jako právní základ čl. 6 odst. 1 věta první písm. a) GDPR. V případě zpracování osobních údajů, které jsou nutné pro plnění smlouvy, jejíž stranou je subjekt údajů, slouží jako právní základ čl. 6 odst. 1 věta první písm. b) GDPR. To platí i pro zpracování, které je nutné pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy. Pokud je zpracování osobních údajů nutné pro splnění právní povinnosti, která se na naši společnost vztahuje, slouží jako právní základ čl. 6 odst. 1 věta první písm. c) GDPR.
V případě, že je zpracování osobních údajů nezbytné pro ochranu životně důležitého zájmu subjektu údajů nebo jiné fyzické osoby, slouží jako právní základ čl. 6 odst. 1 věta první písm. d) GDPR.
Pokud je zpracování nezbytné za účelem oprávněného zájmu naší společnosti nebo třetí osoby a pokud zájmy, základní práva a svobody subjektu údajů nepřevažují nad prvně uvedeným zájmem, slouží jako právní základ čl. 6 odst. 1 věta první písm. f) GDPR.
Osobní údaje subjektů údajů budou vymazány nebo znepřístupněny, jakmile pomine účel jejich uchovávání. Jejich další uchovávání poté, co pomine účel uchovávání, je možné, pokud to je upraveno právními předpisy. K znepřístupnění nebo vymazání údajů dojde také tehdy, když skončí uvedenými předpisy stanovená lhůta pro jejich uchovávání, ledaže by další uchovávání dat bylo nezbytné pro uzavření nebo plnění smlouvy.
Podrobnější informace o právním základu pro zpracování a době uchovávání konkrétních osobních údajů naleznete v příslušných pododdílech.
IV. Práva subjektu údajů
Pokud dochází ke zpracování vašich osobních údajů, jste subjektem údajů ve smyslu GDPR a ve vztahu ke správci údajů máte následující práva (příp. pokud jsou naplněny další předpoklady upravené v příslušných předpisech):
– právo na přístup k osobním údajům (čl. 15 GDPR),
– právo na opravu a výmaz (čl. 16 a 17 GDPR),
– právo na omezení zpracování (čl. 18 GDPR),
– právo na odvolání souhlasu se zpracováním,
– právo na přenositelnost údajů (čl. 20 GDPR).
Pokud v souladu s výše uvedeným zpracováváme osobní údaje za účelem našich oprávněných zájmů, které převažují nad ostatními zájmy, můžete proti takovémuto zpracování do budoucna vznést námitku, avšak pouze v případě, že jsou dány důvody týkající se vaší konkrétní situace (článek 21 GDPR). Pokud jsou osobní údaje zpracovávány pro účely přímého marketingu, můžete uvedeného práva využít kdykoliv bez ohledu na důvody. Poté, co oprávněně využijete svého práva vznést námitku, nebudeme vaše osobní údaje k daným účelům dále zpracovávat, pokud pro jejich zpracování neprokážeme závažné oprávněné důvody, které převažují nad vašimi zájmy, právy a svobodami, nebo pokud zpracování neslouží pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků. Toto omezení neplatí, pokud jsou osobní údaje zpracovávány pro účely přímého marketingu.
Pokud se domníváte, že vaše práva v náležité míře nerespektujeme, máte právo ohledně zpracování vašich osobních údajů podat stížnost u dozorového úřadu. Než byste tak ale učinili, byli bychom rádi, kdybyste o své kritice nejdříve informovali nás, abychom mohli sami zajistit odstranění příčiny vaší stížnosti.
V. Návštěva internetových stránek a soubory protokolu
1. Rozsah zpracování osobních údajů
Při každé návštěvě našich internetových stránek náš systém automaticky shromažďuje následující údaje a informace ze systému počítače, který se na stránku připojil.
(1) Informace o typu prohlížeče a použité verzi
(2) Operační systém uživatele
(3) Poskytovatel internetových služeb uživatele
(4) IP adresa uživatele
(5) Datum a čas přístupu
(6) Internetové stránky, ze kterých uživatelský systém na naše stránky přistupuje
(7) internetové stránky, ke kterým přistupuje uživatelský systém prostřednictvím našich stránek
Tato data jsou ukládána v souborech protokolu našeho systému.
2. Právní základ pro zpracování osobních údajů
Právním základem pro shromažďování a uchovávání údajů je čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.
3. Účel zpracování údajů
Dočasné uložení IP adresy je nezbytné pro zobrazení internetové stránky. Proto je nutné uložení IP adresy po dobu trvání relace. Ostatní údaje jsou shromažďovány z technických důvodů pro zajištění stability a bezpečnosti.
Z toho vyplývá i oprávněný zájem na zpracování podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.
4. Doba uchovávání
Údaje jsou smazány, jakmile již nejsou zapotřebí pro plnění účelu, pro který byly shromážděny. V případě údajů shromažďovaných za účelem zpřístupnění internetové stránky tedy ve chvíli, kdy skončí daná relace.
V případě údajů ukládaných v souborech protokolu dochází ke smazání nejpozději za sedm dní. Údaje mohou být uchovávány i déle. V takovém případě jsou IP adresy uživatelů smazány nebo anonymizovány, aby již nebylo možné jejich přiřazení ke klientovi, který se ke stránce připojil.
VI. Kategorie příjemců osobních údajů
K předávání osobních údajů třetím stranám dochází pouze v případech uvedených v tomto prohlášení nebo v případech, kdy vás o tom jinde výslovně informujeme. Při registraci na platformě DINA.international mají výše uvedení partneři společný přístup k údajům uloženým v databázi. Údaje však nejsou zpracovávány pro jiné účely, než je provozování platformy. Kromě toho pro zajišťování našich služeb někdy využíváme externí zpracovatele (čl. 28 GDPR), jako jsou např. poskytovatelé webhostingu či e-mailových služeb. Ti osobní údaje však zpracovávají výlučně v rámci Evropské unie.
VII. Registrace
1. Popis a rozsah zpracování údajů
Na našich internetových stránkách vám nabízíme možnost se s uvedením osobních údajů registrovat. Osobní údaje se při registraci zadávají do vyplňovacích polí a jsou nám tak předány a uloženy. V rámci registračního procesu jsou vždy shromažďovány následující údaje:
– jméno
– příjmení (nepovinné)
– e-mailová adresa
– heslo
– instituce (nepovinné)
V okamžiku registrace se ukládají také následující údaje:
– IP adresa uživatele
– datum a čas registrace
Po registrací vám bude vytvořen uživatelský účet. Tento uživatelský účet můžete na naší internetové stránce sami spravovat. K vašemu uživatelskému účtu se trvale uloží také následující informace:
– datum registrace
– IP adresa při registraci
– datum posledního přihlášení
– datum případných neúspěšných pokusů o přihlášení
2. Právní základ pro zpracování údajů
Pokud byl udělen souhlas, je právním základem pro zpracování údajů čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR. Pokud registrace slouží k plnění smlouvy, jejíž jste smluvní stranou, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy, je právním základem pro zpracování údajů také čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR.
3. Účel zpracování údajů
Vaše registrace je nezbytná pro splnění smlouvy, jejíž jste smluvní stranou, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy. Vaše registrace je nezbytná také pro poskytování určitého obsahu a služeb na našich internetových stránkách. Kromě toho shromážděné údaje používáme tomu, abychom registrované uživatele, kteří u nás mají uživatelský účet, kontaktovali například v případě změny podmínek užívání.
4. Doba uchovávání
Údaje jsou v zásadě uchovávány na dobu neurčitou. Uchovávání končí uplynutím tří let od ukončení smlouvy.
VIII. Skupiny, projekty a další vlastní obsah
1. Rozsah zpracování osobních údajů
Na platformu můžete zadávat svůj vlastní obsah (např. skupiny, projekty, události atd.).
2. Právní základ pro zpracování osobních údajů
Zadávání osobních údajů v této souvislosti je dobrovolné. Právním základem pro zpracování údajů je čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR.
3. Účel zpracování údajů
Zpracování osobních údajů slouží výhradně k prezentaci vámi zadaných údajů.
4. Doba uchovávání
Údaje jsou v zásadě uchovávány na dobu neurčitou. Uchovávání končí ve chvíli, kdy údaje sami smažete, nebo uplynutím tří let od ukončení smlouvy.
IX. Kontakt
1. Rozsah zpracování osobních údajů
Pokud nás kontaktujete e-mailem, poštou, pomocí kontaktního formuláře nebo jakýmkoli jiným způsobem, vámi uvedené údaje (např. e-mailovou adresu, případně jméno a telefonní číslo) zpracujeme, abychom váš požadavek mohli vyřídit nebo na něj odpovědět.
2. Právní základ pro zpracování osobních údajů
Pokud nám své údaje zašlete v souvislosti s předsmluvními kroky, tedy například společně s požadavkem na zaslání nabídky nebo s dotazy ohledně našich produktů, je právním základem čl. 6 odst.1 písm. b) GDPR. Pokud jste nám udělili souhlas, abychom vás kontaktovali, je právním základem čl. 6 odst.1 písm. a) GDPR. Ve všech ostatních případech je právním základem čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.
3. Účel zpracování údajů
Zpracování osobních údajů nám slouží pouze k vyřízení kontaktu. To případně představuje i nezbytný oprávněný zájem na zpracování údajů.
4. Doba uchovávání
Vaše údaje budou smazány, pokud bude z okolností možné vyvodit, že vaše žádost nebo daná záležitost byla definitivně vyřešena.
X. Videokonference
1. Rozsah zpracování osobních údajů
Prostřednictvím platformy můžete pořádat videokonference. Pro tyto účely používáme software BigBlueButton. Pokud se rozhodnete zúčastnit videokonference, mohou být zpracovány následující údaje:
– vámi zvolené jméno,
– vaše zařazení do jednotlivých místností,
– přenos vašeho obrazu pomocí videa, pokud jej při konferenci poskytnete,
– vaše zvukové komentáře, pokud je při konferenci poskytnete,
– vámi sdílené dokumenty (např. prezentace, tabulky, grafy, texty, zvuk, video), pokud je při konferenci poskytnete,
– vámi sdílené zprávy, pokud je při konferenci poskytnete,
– vámi sdílené poznámky, pokud je při konferenci poskytnete,
– vámi sdílené výkresy, pokud je při konferenci poskytnete,
– vámi sdílené ankety a odpovědi v anketách, pokud je při konferenci poskytnete,
– další vámi sdílené informace, pokud je při konferenci poskytnete,
– IP adresa vámi používaného zařízení,
– datum a čas přístupu,
– způsob přístupu,
– zařízení, ze kterého jste se připojili,
– médium, ke kterému jste se připojili.
2. Právní základ pro zpracování osobních údajů
Právním základem pro zpracování osobních údajů v rámci videokonferencí je čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR.
3. Účel zpracování údajů
Účelem zpracování je umožnit a provádět videokonference a s nimi související a pro vás rozpoznatelné funkce, jako je například chat, sdílení obrazovky atd.
4. Doba uchovávání
Zpracovávané údaje se uchovávají pouze po dobu trvání videokonference. Pokud by tomu v jednotlivých případech bylo jinak, budete o tom předem informováni, a bude-li to vyžadováno právními předpisy, budete požádáni o udělení souhlasu. Výsledky hlasování v neanonymních anketách mohou být uchovávány po delší dobu, pokud to je nezbytné z právních důvodů jako např. k doložení přijatých rozhodnutí. Pokud to nezbytné není, bude v každém případě uchován anonymní výsledek ankety.
XI. Cookies
1. Rozsah zpracování osobních údajů
Naše internetové stránky používají technicky nezbytné soubory cookies. Cookies jsou textové soubory uložené v systému vašeho počítače. Tyto soubory používáme, aby naše internetové stránky byly uživatelsky přívětivější. Některé součásti našich stránek vyžadují, aby bylo možné internetový prohlížeč identifikovat také po přechodu mezi stránkami.
Na našich internetových stránkách používáme také soubory cookies, které umožňují analýzu pohybu uživatelů na internetu. Při zobrazení našich stránek je uživatel informován o používání souborů cookies pro účely analýzy a je požádán o poskytnutí souhlasu se zpracováním osobních údajů, které se pro tyto účely používají. V této souvislosti je uživatel také odkázán na toto prohlášení o ochraně osobních údajů. Pokud uživatel souhlas neudělí, tyto soubory cookies použity nebudou.
2. Právní základ pro zpracování osobních údajů
Právním základem pro zpracování osobních údajů pomocí souborů cookies je čl. 6 odst.1 písm. a) GDPR nebo v případě technicky nezbytných cookies čl. 6 odst. 1 písm. f) GDRP.
3. Účel zpracování údajů
Účelem používání technicky nezbytných souborů cookies je zjednodušení používání našich internetových stránek pro uživatele. Některé funkce našich internetových stránek bez použití cookies poskytnout nelze. Pro tyto funkce je nezbytné, aby byl prohlížeč rozpoznán i po změně stránek. Uživatelské údaje získané prostřednictvím technicky nezbytných cookies se nepoužívají k vytváření uživatelských profilů.
Analytické soubory cookies se používají ke zlepšování kvality našich internetových stránek a jejich obsahu. Jejich pomocí zjišťujeme, jak se naše stránky používají, abychom je mohli neustále optimalizovat.
4. Doba uchovávání
Technicky nezbytné soubory cookies jsou obvykle smazány při zavření prohlížeče, tzn. při ukončení relace.
Ostatní používané soubory cookies jsou odstraňovány automaticky po uplynutí stanovené doby, která překračuje dobu trvání relace a která se u jednotlivých souborů cookies liší. Dobu uchovávání jednotlivých druhů souborů cookies naleznete v nastavení svého prohlížeče. Tam tyto cookies můžete také smazat ještě před vypršením doby uchovávání.